A bérszámfejtés mint stratégiai döntés: tévhitek, jogi útvesztők és a mesterséges intelligencia jövője
A munkaerőpiac legégetőbb kérdéseit és a HR világának háttérfolyamatait járja körbe a Spirit FM-en hallható Felvéve! című műsor, amely a WHC szakmai együttműködésével készül. A műsorvezető, Rónai Egon vendége ezúttal Szakály Balázs, a WHC Payroll üzletágvezetője volt, aki a bérszámfejtés titkaiba és kulisszatagjaiba avatta be a hallgatókat. A beszélgetés során kiderült, hogy ez a terület rég túllépett a monoton adminisztráción, és mára komoly szakértelmet, folyamatos jogszabálykövetést igénylő stratégiai területté vált.
A WHC saját üzletága jelenleg több mint 80 partnercég számára látja el a kiszervezett bérszámfejtést, ami havonta több mint 20 000 munkavállalót érint. A köztudatban ugyan az él, hogy a cégek elsősorban költségcsökkentési céllal választják a kiszervezést, a szakértő rámutatott, hogy ennél jóval összetettebb üzleti megfontolások állnak a háttérben. Egy akkvizíció vagy vállalati fúzió során fellépő hatalmas feladatmennyiség kezelésére, vagy éppen a belső kockázatok csökkentésére kiváló megoldást jelent a külső partner. Különösen igaz ez arra a helyzetre, ha a cégnél dolgozó egyetlen bérszámfejtő kiesik, hiszen a határidők betartása és a bérek időben történő kifizetése kritikus fontosságú.
Bár kívülről úgy tűnhet, hogy a bérszámfejtés egy hónapról hónapra ismétlődő, statikus munka, a valóságban rendkívül dinamikus és változékony terület. Ennek fő oka az állandó jogszabályi és törvényi módosítások jelenléte. A szakember személyes tapasztalatai alapján felhívta a figyelmet arra, hogy a szabályozások sokszor nem is feltétlenül a megszokott adójogszabályok között, hanem más területeken eldugva jelennek meg. A hibák elkerülése érdekében folyamatosan monitorozni kell a környezetet, és szükség esetén állami szervekhez vagy jogi szakértőkhöz fordulnak állásfoglalásért. Ez a fajta felkészült apparátus a kisebb cégek számára ritkán áll rendelkezésre.
A szakmát sajátos demográfia jellemzi, a bérszámfejtők körülbelül 90 százaléka nő. Ennek oka a szakértő szerint abban keresendő, hogy a folyamatos ülőmunkát, a monitor előtti, nagy precizitást igénylő, monotonabb feladatokat a hölgyek jobban bírják, bár a csapatban férfi kollégák is helyet kapnak.
A költség- és időmegtakarítás kérdésében a cégméret határozza meg a logikát. Egy bérszámfejtő átlagosan 400-500 ember bérszámfejtését képes elvégezni. Amennyiben egy vállalat ennél kisebb létszámmal működik, szinte biztosan megéri számára a kiszervezés, hiszen így megszabadul egy belső státusz fenntartásának költségétől és a pótlás kockázatától. A nagyobb vállalatok és nemzetközi cégek esetében pedig a munka komplexitása indokolja a külső szakértelmet. A több műszakos munkarend, a fizikai és szellemi állomány kombinációja, vagy a külföldi munkavállalók alkalmazása jelentősen megnöveli az adminisztrációs terheket, hiszen ilyenkor a nemzetközi adózási és biztosítási egyezményeket is szigorúan vizsgálni kell.
Egy kiszervezett szolgáltatás esetében a felelősségi körök pontosan rögzítettek. A szolgáltató cégek teljes garanciát és felelősséget vállalnak a munkájukért, az esetleges hibákból adódó büntetéseket átvállalják, vagy megfelelő felelősségbiztosítással ellensúlyozzák. Kiemelet szerepet kap az adatvédelem is, hiszen a béradatok és személyes információk kezelése szigorú biztonságot követel meg. A folyamatokat és az informatikai rendszereket évente, vagy akár ad-hoc jelleggel is auditálják, biztosítva a szigorú hozzáférési jogosultságokat és az adatok védelmét. Ahogy Szakály Balázs a biztonsági előírások és rendszerek kapcsán kiemelte,
„nagyon fontos egy ilyen cégnél, hogy megfelelő információs technológiával vagy informatikai háttérrel rendelkezzen, megfelelő adatmentések legyenek, megfelelően legyenek a jogosultsági szerepek meghatározva, és mindenki tényleg csak azokhoz az adatokhoz férjel hozzá, amivel dolgozik, és amivel megfelelő engedéllyel rendelkezik.”
A jövő technológiáit és a mesterséges intelligencia használatát illetően a szakértő óvatosságra intett. Bár a nyilvános AI-eszközök meggyőzőek lehetnek, a személyes adatok megosztása velük súlyos adatvédelmi kockázatot jelent, hiszen a bevitt információk más kérdezőknél is megjelenhetnek. A WHC éppen ezért egy zárt rendszerű, saját mesterséges intelligencia kialakításán dolgozik. Ez az elképzelések szerint a partnereket és a kollégákat segíti majd a jogszabályi kérdésekben, a szoftverhasználatban, valamint az új munkatársak betanításában.
A bérszámfejtési üzletág szolgáltatási köre mára rendkívül komplexszé vált. A klasszikus bérfejtésen túl magában foglalja a munkaidő-nyilvántartó rendszereket, a szabadságkezelő folyamatokat, a kafetéria- és reporting rendszereket, valamint a külső cégek folyamatoptimalizálási és jogszabályi auditját is. A felhalmozott anonim adatmennyiség segítségével pedig olyan döntéselőkészítő kimutatásokat tudnak a cégvezetők rendelkezésére bocsátani, amelyek jelentősen megkönnyítik a stratégiai tervezést. A partnerek bizalmát a megfelelő technológia és tanácsadói háttér mellett az évtizedes tapasztalat alapozza meg, hiszen ezen a területen mindent egy lapra kell feltenni, a váltás és a választás teljes elköteleződést igényel. A teljes beszélgetés elérhető a Spirit FM YouTube csatornáján.
