Vezetői kommunikáció és a szervezet megtartása krízishelyzetben

Minden szervezet életében előfordulhatnak olyan váratlan vagy nehéz helyzetek, amelyek túlmutatnak a mindennapi operatív feladatokon. Egy gazdasági válság vagy egy hirtelen veszteség olyan bizonytalanságot teremthet, amelyben a munkavállalók válaszokat és kapaszkodókat keresnek. Az Álláspont című műsorban Katkics Attila műsorvezető és Hernádi Judit krízistanácsadó szakpszichológus azt járta körül, miként válik a vezetői kommunikáció a szervezeti stabilitás kulcsává a nehéz időszakokban.

A krízis szakmai meghatározása szerint egy olyan veszélyeztető helyzet, amelynek kezelése központi tényezővé válik a hétköznapokban, és amelytől a szervezet tagjai szinte egyáltalán nem tudnak elvonatkoztatni. Ilyenkor a korábbi megküzdési technikák és kapacitások nem vezetnek eredményre, ami a tehetetlenség érzésével társulhat. A szakirodalom alapján a krízishelyzet jellemzően egy hat–nyolc hétig tartó időszakot ölel fel. Noha önmagában nem számít betegségnek, a kezeletlensége és az általa kiváltott mentális nyomás könnyen vezethet egészségügyi problémákhoz.

A folyamat során a korábbi egyensúlyi állapot felbomlik, és elfogadottá kell válnia annak a ténynek, hogy a dolgok a korábbi formájukban már nem működnek tovább. Ez a változás lehetőséget hordoz egy hatékonyabb, új működésmód kialakítására, de kezeletlenség esetén fennáll a regresszió veszélye is. Az adott hat–nyolc hetes periódusban a nehézség teljesen átveheti a fókuszt a megszokott munkáról mind az egyén, mind a szervezet életében, ezért a munkavállalókat nem szabad magukra hagyni ebben az állapotban. Hernádi Judit rámutatott arra is, hogy a kríziseknek két fő típusát különíthetjük el:

Ezzel szemben állnak az úgynevezett akcidentális krízisek, amelyek váratlanul érik a szervezetet vagy az egyént. Ezek központi élménye valamilyen veszteség, mint a munkahely elvesztése vagy egy haláleset. Amikor egy váratlan szervezeti krízis – például egy fontos üzlet elvesztése – rárakódik a munkavállalók egyéni fejlődési nehézségeire, úgynevezett krízismátrix jön létre. Ebben a dupla terhelést jelentő helyzetben már az is sokat segít, ha a vezető felismeri és nyíltan kimondja a helyzet összetettségét és nehézségét.

Ahhoz, hogy a vezető időben reagálhasson, elengedhetetlen a kollégák élethelyzetének és a szervezet állapotának alapos ismerete. Ez a fajta odafigyelés és jelenlét független a cég méretétől, hiszen a megfelelő kapcsolódási pontok minden szervezeti szinten megtalálhatók. A krízisek kezelésében kiemelt szerepet kap a vezetői önismeret, különösen egy olyan időszakban, amikor a gazdasági változások, a járványok vagy a társadalmi átalakulások miatt a szervezet tartós polikrízisben van.

A vezetői szerep ugyanakkor nem jelenti azt, hogy az irányítónak egyedül kellene vállalnia a teljes kríziskezelési terhet, vagy hogy terapeutaként kellene fellépnie a munkatársak életében. A vezető feladata a változások, a viselkedésbeli jelek és a szervezeti interakciók átalakulásának észlelése, a saját érzelmi stabilitásának megteremtése, valamint a szűkebb és tágabb környezet fókuszált tájékoztatása. Amennyiben a probléma meghaladja a vezetői kompetenciákat, biztosítani kell a professzionális segítségbevonás lehetőségét.

Bizonytalan helyzetekben a munkavállalók a vezetőre mint érzelmi referenciapontra tekintenek, így a vezető reagálási módja határozza meg a teljes szervezet hozzáállását. Bár a környezet gyakran a rendíthetetlenséget várja el, a hiányzó válaszok vagy a bizonytalanság saját vérmérséklethez illő, őszinte beismerése megnyugtatóan hat a közösségre.

Az információhiány komoly veszélyeket rejt magában, mivel az emberi gondolkodás a hiányzó adatokat a saját feltételezéseivel és félelmeivel pótolja ki, ami pletykákhoz és téves megállapításokhoz vezethet. Az információk visszatartása és a hallgatás a legkárosabb reakció. A félelem kimondása és elfogadása segít feloldani a beszűkült érzelmi állapotot, lehetővé téve, hogy a szervezet visszatérjen a racionális gondolkodáshoz és a megoldási stratégiák kidolgozásához.

A kríziskommunikáció során alapvető fontosságú, hogy a belső érintettek, vagyis a munkavállalók ne a sajtóból vagy külső forrásokból értesüljenek a szervezetet érintő eseményekről. A belső tájékoztatási csatornák rendszeres használata segít megelőzni a kétségbeesést, még akkor is, ha a vezetés sem rendelkezik még minden végleges információval.

A krízis lezárultával és a helyzet stabilizálódásával elengedhetetlen a történtek visszamenőleges elemzése. A kiváltó okok, a folyamatok hatékonyságának és a szervezeti rugalmasságnak a vizsgálata segíti a jövőbeni ellenállóképesség kiépítését, valamint az új készségek és tapasztalatok beépülését a napi működésbe.

A folyamatban a HR nem a vezetői felelősség átvállalója, hanem támogatószerv. Míg a stratégiai döntések és a hivatalos állásfoglalások a felsővezetés feladatkörébe tartoznak, a HR a kollégák reakcióinak nyomon követésével, a veszélyeztetett csoportok azonosításával és a megfelelő kommunikáció elősegítésével támogatja a szervezeti megtartást a krízis teljes ideje alatt. Teljes adás elérhető a Spirit FM YouTube csatornáján.